In der Bundesrepublik Deutschland werden jährlich über eine Million Kaufverträge über bebaute und unbebaute Grundstücke sowie andere Arten von Grundstücksübertragungen (Immobilienverträge) beurkundet. Der Vollzug eines notariell beurkundeten Immobilienvertrags macht es erforderlich, dass zwischen Notarinnen und Notaren, Gerichten und verschiedenen Verwaltungsstellen Informationen und Dokumente ausgetauscht werden. In vielen Fällen ist das Vorliegen behördlicher Bescheinigungen Voraussetzung für die Eintragung der erwerbenden Partei im Grundbuch.
Während Notarinnen und Notare mit den Grundbuchämtern teilweise schon elektronisch kommunizieren, erfolgt die Kommunikation im Rahmen des Vollzugs eines Immobilienvertrags fast ausschließlich in Papierform und auf dem Postweg. Dieses Verfahren verzögert den Vollzug von Immobilienverträgen und verursacht einen deutlichen Mehraufwand dadurch, dass identische Daten mehrfach erhoben werden müssen: zum einen durch die Notarinnen und Notare im Rahmen der Vorbereitung des Vertragsentwurfs und zum anderen durch die beteiligten Stellen, die sie aus den übersandten Anträgen beziehungsweise Anzeigen und Urkunden erheben, um sie weiterzuverarbeiten. Hinzu kommt, dass ein papiergebundener Austausch der Vollzugsdokumente im elektronischen Rechtsverkehr mit den Grundbuchämtern für Medienbrüche sorgt: Notarinnen und Notare müssen die von den Gerichten und Behörden übersandten Dokumente digitalisieren, um sie im Grundbuchverfahren verwenden zu können. Und schließlich ist ein papiergebundener Austausch von Informationen und Bescheinigungen im Hinblick auf die Zahl der jährlichen Immobilienverträge ressourcenintensiv.
Außerhalb des Anwendungsbereichs von Immobilienverträgen stellen sich die gleichen Probleme immer dann, wenn Notarinnen und Notare mit den Gerichten im Zusammenhang mit der Genehmigung von Rechtsgeschäften kommunizieren oder den Finanzämtern Dokumente und Daten zur Erfüllung steuerlicher Anzeigepflichten übermitteln.
Ziel dieses Entwurfs ist die umfassende Digitalisierung des Austauschs von Dokumenten und Informationen zwischen Notarinnen und Notaren, Gerichten und Verwaltungsstellen anlässlich des Vollzugs eines Immobilienvertrags, zur gerichtlichen Genehmigung eines notariellen Rechtsgeschäfts oder zur Erfüllung steuerlicher Anzeigepflichten. Das reduziert Verwaltungsaufwand, vereinfacht das Verfahren und baut so Bürokratie ab. Zugleich setzt die Digitalisierung des Vollzugs einen Impuls zum Ausbau des elektronischen Rechtsverkehrs in Grundbuchsachen.